اگر می خواهید مدیر عالی باشید باید اهداف و ابزار عالی داشته باشید. یکی از این ابزارهای مهارتی شما مدیریت زمان است. مدیریت زمان مجموعه ای از مهارت‌ها‌ست که شما به عنوان یک مدیر در سازمان خود باید آن ها را بکار ببندید که در محیط کار و حتی زندگی شخصی خود موفق‌تر عمل کنید.
بعنوان مثال شما مدیر سازمانی هستید. در طول روز اولویت‌های کاری بسیاری دارید اما در این میان مراجعه ارباب رجوع و همکاران ساعت زیادی از وقت شما را تلف می‌کنند بطوری که در پایان وقت کار اداری به خود می‌آیید و می‌بینید که کارهای واجب‌تری را انجام نداده‌اید که در این صورت یا باید اضافه کاری کنید یا اینکه روز بعد انباشته‌ای از کارهای عقب مانده مواجه شوید.
مدیریت زمان یک نوع اولویت‌بندی کارهای در دست اقدام هست به عبارتی مدیریت زمان به شما کمک می‌کند که برای برخی از فعالیت ها اولویت بیشتری قائل شوید و فعالیت‌هایی که درجه اهمیت کمتری دارند را در نظر داشته باشید و بعضی از امور مزاحم و فعالیت های غیر ضروری خود را کاهش دهید تا کارایی فعالیت های روزانه خود را بالا ببرید.
بخاطر داشته باشید زمان منبع منحصر به فردی است که اگر تلف شود جایگزینی برای آن وجود ندارد. و تنها منبعی که نمی توانیم ذخیره کنیم زمان است. منبع زمان به طور مساوی بین افراد سازمان یا مدیران در اختیار است و برنده کسی است که از زمان خود بخوبی استفاده نماید.
زمانی که شما در طول روز در اختیار دارید، هیچگاه دچار وقفه نمی‌شود و ممکن است شما در طول روز با بحران‌های ناخواسته هم مواجه شوید.
زمان معمولا برای کارکنان و مدیران سازمانی شامل دو بخش است:
زمان قابل کنترل و زمان غیر قابل کنترل
منظور ما در اینجا زمان قابل کنترل است. که باید در زمان قابل کنترل خود، نهایت استفاده را ببریم در این مورد بهتر است سیکل بهره‌وری خود را بشناسیم. مثلا شما می دانید که بهره‌وری شما در صبح بیشتر است و بعضی می دانند که عصرها کارایی بیشتر دارند.پس برنامه های خود را بر این اساس اولویت بندی کنید تا منجر به افزایش اثربخشی شما شود.
سپس به اولویت‌بندی فعالیت روزانه خود بپردازید (با در نظر گرفتن سیکل بهره‌وری خود، کارهای مهم را اولویت‌بندی کنید) در برنامه ریزی روزانه، ساعات استراحت میان روز را برای خودتان قائل شوید. یادتان باشد کار مداوم بدون استراحت سطح استرس را افزایش می دهد و سطح عملکرد را کاهش می دهد.
چگونه مدیریت زمان داشته باشیم؟
- از مزاحمت ها جلوگیری کنید. به عبارتی به خواسته های بی موقع و گپ زدن های طولانی و بدون برنامه با همکاران اجتناب کنید تا به اهداف کاری خود در طی روز برسید و منبع زمان را از دست ندهید.
- زمان خاصی را برای چک کردن پیام ها، ایمیل‌ها و پاسخ به آنها در نظر بگیرید.
- در طول روز به بهره‌ور بودن تاکید کنید نه مشغول بودن.
- تمرکز بر روی امور مالی داشته باشد.
- سرعت انجام کارها را تنظیم کنید.
- خود را برای میزان ساعاتی که کار می کنید تنظیم کنید.
- به توانایی خود نگاه کنید، مراقب توانایی فردی خود باشید مراقب باشید خود را با ساعات زیاد خسته نکنید.
- نه گفتن را بیاموزید و به تقاضاها خارج از برنامه پاسخ ندهید.
- در انجام کارها تعلل نکنید. بعبارتی کار امروز را به فردا نیندازید.
- یادتان باشد که کمال‌گرائی در انجام امور گاهی می تواند از عوامل ایجاد مزاحمت در انجام فعالیت های روزمره شما باشد هر امری در حد متعادلش خوب است.
کارهایی که قبل از ترک محل کار می توان انجام داد:
- کارهای امروزتان را تیک بزنید و کارهای فردا را لیست کنید.
- ساعات اوج کاری خود را پیدا کنید.
- ساعات جلسات را به حداقل رسانید.
- به صورت موثر تفویض کنید و امور را به افراد زیر دست خود بسپارید.
- انعطاف پذیری خود را در انجام امور بالا ببرید.
یک پاسخ
به نظر میرسد روش های ک برای مدیریت مطلوب زمان در این مقاله ارائه شده است می تواند‌بطور موثری خواننده را در استفاده از گوهر گرانبهای زمان راهنمایی کند.وقبل از آن تعریف زمان ومدیرت زمان باعث می شود مخاطب در شناخت تفاوت های موجود ادراک بهتری داشته باشد.